Hiện nay, Gmail là dịch vụ email thân thiện và phổ biến nhất. Và có một phiên bản nâng cao khác, được gọi là G Suite – đây là phiên bản Gmail dành cho doanh nghiệp.
Tại sao lại gọi nó là phiên bản Gmail dành cho doanh nghiệp? Đó là vì G Suite cho phép bạn sử dụng email làm miền của riêng mình, chẳng hạn như [email protected] trên hệ thống của Google.
Chính vì lẽ đó, số lượng doanh nghiệp đổ về trải nghiệm những tính năng ưu việt mà dịch vụ này mang lại ngày càng tăng lên đáng kể. Tuy nhiên, điều cần quan tâm nhất ở đây là việc chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ của bạn – đó cũng là một vấn đề cần quan tâm khi doanh nghiệp chuyển sang dịch vụ email này.
Trong bài viết này, HOSTVN sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi trên. Bài viết sẽ đi chi tiết từng bước để bạn có thể thực hiện mà không cần biết quá nhiều về kỹ thuật.
Chuẩn bị các: Việc đầu tiên bạn cần chuẩn bị là tạo tài khoản người dùng tại giao diện G Suite. Sau khi có tài khoản, chúng tôi có thể tiến hành chuyển dữ liệu sang G Suite.
Bước 1: Truy cập trang quản trị và chọn Di chuyển dữ liệu
Lưu ý rằng chức năng này chỉ được hỗ trợ trong giao diện của tài khoản quản trị. Nếu bạn đăng nhập bằng tài khoản người dùng, bạn sẽ không thể nhìn thấy nó.
Bước 2: Chọn dữ liệu để chuyển
Sẽ có 3 tùy chọn bao gồm: Email, Liên hệ và Lịch. Và ở mỗi phiên, bạn chỉ có thể chuyển một mặt hàng nhất định. Tại đây mình sẽ chuyển Email, các mục còn lại sẽ chuyển vào buổi sau.
Bước 3: Khai báo các thông số máy chủ email đang sử dụng
Việc khai báo này sẽ giúp G Suite kết nối với máy chủ email cũ mà bạn đang sử dụng để lấy dữ liệu.
Ở đây bạn cần lưu ý các thông số sau:
(Đầu tiên) Thông tin máy chủ email bạn đã sử dụng trước đó. Ở đây có hỗ trợ chuyển từ tài khoản G Suite khác, Gmail, Exchange,… và nếu bạn chưa hiểu rõ về các thông số này thì nên chọn nhập Tôi không biết / Máy chủ IMAP khác.
(2) Giao thức kết nối. Nếu bạn đang sử dụng Mail Exchange, bạn có thể chọn Exchange Web Services. Nếu không, bạn có thể chọn Tự động chọn hoặc IMAP. Ở đây tôi khuyên bạn nên chọn IMAP và khai báo một máy chủ IMAP để có kết nối nhanh nhất.
Tiết diện Nhập tên máy chủ IMAPbạn có thể khai báo máy chủ IMAP của mình, thường là imap.domain.com(thay domain.com bằng tên miền của bạn).
(3) Thông tin đăng nhập vào tài khoản trong hệ thống cũ. Phần khai báo sẽ giúp G Suite kết nối với mail server và gửi yêu cầu lấy dữ liệu.
(4) Chọn để tiếp tục kết nối.
Bước 4: Chọn thời gian lấy dữ liệu
Bước này sẽ cho phép bạn chọn thời gian truyền dữ liệu. Có thể chuyển đổi 1 tháng, 3 tháng, 6 tháng,… hoặc thời gian cụ thể mà bạn cấu hình. Cũng hỗ trợ truy xuất các thư mục từ Thư mục Email đã Xóa, Thư rác và nhiều thư mục khác mà bạn đã tạo.
(Đầu tiên) Chọn thời gian để chuyển dữ liệu.
(2) Chọn các thư mục để chuyển đến. Trong trường hợp muốn chuyển các thư mục đã tạo trên máy chủ cũ, bạn có thể đánh dấu vào ô thứ 3 và điền chính xác tên của từng thư mục, và mỗi tên sẽ được phân tách bằng dấu phẩy.
(3) Tiến hành chọn Người dùng cho bước tiếp theo.
Bước 5: Chọn Người dùng để chuyển dữ liệu
Ở bước này chúng ta có 2 lựa chọn, đó là chuyển từng user hoặc chuyển nhiều user cùng lúc. Để chuyển dữ liệu cho người dùng, chúng tôi chọn Chọn người dùng.
Tiến hành khai báo thông tin đăng nhập của người dùng cần chuyển.
Nếu muốn chuyển dữ liệu cho nhiều người dùng cùng lúc, bạn cần chọn Chọn nhiều người dùng.
Tại giao diện Chọn nhiều người dùngbạn cần lưu ý những thông tin sau:
- Tạo một file excel chứa thông tin tài khoản để đính kèm vào mục như hình.
- Trong file excel sẽ có 3 cột, cột đầu tiên là tên tài khoản G Suite, cột 2 là tên email trên hệ thống cũ và cột 3 là mật khẩu của email đó.
Sau khi nhập đầy đủ thông tin, quá trình chuyển dữ liệu sang G Suite sẽ bắt đầu. Bạn sẽ nhận được một thông báo như hình sau, thông báo này cho bạn biết rằng quá trình truyền dữ liệu sẽ bắt đầu trong vài phút tới.
Ngoài ra, bạn có thể theo dõi quá trình truyền dữ liệu tại Trạng thái. Khi hoàn thành sẽ hiển thị là Hoàn thành.
Ngoài ra, nếu bạn đang chuyển nhiều tài khoản cùng lúc và muốn tạm ngưng 1 tài khoản, bạn có thể chọn dấu 3 chấm bên phải và chọn Dừng di chuyển.
Vậy là các bước cấu hình để chuyển dữ liệu sang G Suite đã hoàn tất. Việc hiện tại chỉ là đợi quá trình hoàn tất rồi kiểm tra lại tài khoản.
Qua bài viết này, HOSTVN hy vọng có thể giải đáp được thắc mắc dữ liệu của bạn sẽ như thế nào khi chuyển sang hệ thống mới. Ngoài dịch vụ email, G Suite còn hỗ trợ các chức năng như: Quản lý ứng dụng, Hệ thống bảo mật, Thống kê sử dụng… và nhiều tính năng khác. Vậy tại sao bạn không trải nghiệm ngay hôm nay? Nếu chưa tìm được nhà cung cấp phù hợp, bạn có thể liên hệ ngay với bộ phận hỗ trợ của HOSTVN để được tư vấn và giải đáp những thắc mắc của bạn ngay hôm nay.
Thông tin liên lạc:
E-mail: [email protected]
Điện thoại: 024-4455-3333 hoặc 028-4455-3333
Xem thêm:
Các bản cập nhật của Google G Suite với các tính năng mới – phiên bản Gmail dành cho doanh nghiệp
Dịch vụ G Suite và Office 365 nên chọn sản phẩm nào?
