Nếu bạn là quản trị viên tài khoản G Suite. Bạn sẽ tận hưởng một cách hoàn toàn mới để quản lý các dịch vụ người dùng từ đám mây. Điều này có thể đơn giản như thêm người dùng vào tài khoản, kích hoạt email của họ và cho phép họ sử dụng dịch vụ. Ngoài ra, G Suite cung cấp cho bạn các quyền kiểm soát bổ sung đối với dữ liệu và bảo mật. Bạn nên tận dụng những tiện ích này. Dưới đây là một số mẹo chính giúp quản lý G Suite dễ dàng hơn.
10 mẹo giúp bạn dễ dàng quản lý G Suite
1. Thêm người dùng và quản lý các dịch vụ trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google
Để cho phép mọi người trong tổ chức của bạn bắt đầu sử dụng G Suite. Bạn phải thêm chúng vào tài khoản của mình. Bạn có thể thực hiện việc này từ bất kỳ máy tính nào hoặc thậm chí thiết bị di động của mình bằng Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google. Trong bất kỳ trình duyệt web nào, hãy truy cập admin.google.com và đăng nhập bằng tên và mật khẩu quản trị viên của bạn. Bạn cũng sử dụng Bảng điều khiển dành cho quản trị viên để quản lý các dịch vụ, mật khẩu người dùng và tất cả các khía cạnh khác trong tài khoản của mình.
2. Thêm một lớp bảo mật và quyền riêng tư bổ sung
G Suite bao gồm nhiều tính năng bảo mật quan trọng được thiết kế để giữ cho dữ liệu bạn đặt trên hệ thống của chúng tôi được an toàn và bảo mật. Chúng tôi cũng khuyên bạn nên làm theo các phương pháp hay nhất về bảo mật của họ để thêm các lớp bảo mật bổ sung, chẳng hạn như xác minh 2 bước để tăng cường bảo mật mật khẩu và các biện pháp chống giả mạo để chống lại việc lạm dụng email.
3. Kiểm soát quyền truy cập của người dùng vào các tính năng và dịch vụ
Ban đầu, hầu hết các dịch vụ được bật cho tất cả người dùng của bạn. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng Bảng điều khiển dành cho quản trị viên để tắt các dịch vụ mà bạn không muốn mọi người sử dụng hoặc điều chỉnh hoạt động của họ. Thực hiện các cài đặt giống nhau cho mọi người hoặc áp dụng các chính sách cho những người dùng khác nhau. Ví dụ: bạn có thể bật Hangouts chỉ cho nhóm hỗ trợ của mình hoặc chỉ cho phép Tiếp thị chia sẻ Google Sites một cách công khai.
4. Chuyển email doanh nghiệp của bạn sang G Suite
Khi bạn thêm người dùng Gmail vào tài khoản G Suite của mình. Họ sẽ nhận được địa chỉ email tại miền bạn đã cung cấp khi tạo tài khoản. Họ có thể sử dụng địa chỉ này với dịch vụ Gmail G Suite của bạn. Tuy nhiên, để có thể sử dụng dịch vụ G Suite, họ cần cập nhật các bản ghi mà Google yêu cầu trên miền của họ. Nếu họ không cập nhật. Họ sẽ phải sử dụng email trên máy chủ cũ – máy chủ mà họ đã sử dụng email trước đây.
5. Sử dụng tài nguyên triển khai và đào tạo
Để giúp đảm bảo bản phát hành suôn sẻ, Google đã chuẩn bị một bộ tài nguyên phong phú để triển khai G Suite. Nó bao gồm đào tạo trong ứng dụng cho quản trị viên và người dùng. Bạn cũng có thể đưa người dùng của mình đến trung tâm hỗ trợ G Suite để xem hướng dẫn, video và mẹo nhanh cho người dùng doanh nghiệp, đồng thời truy cập trang web Triển khai của họ để biết các kế hoạch phát hành, hướng dẫn kỹ thuật, v.v. kỹ thuật và mẫu để xây dựng trung tâm học tập của riêng bạn.
6. Cấp đặc quyền quản trị cho nhân viên CNTT của bạn
Bất kể quy mô tổ chức của bạn. Chúng tôi khuyên bạn nên phân phối trách nhiệm quản lý người dùng và dịch vụ của mình cho một nhóm người dùng đáng tin cậy được chọn. Làm điều này bằng cách cấp cho những người dùng đó các đặc quyền quản trị viên. Khi quản trị viên đăng nhập vào tài khoản G Suite của họ. Họ sẽ truy cập Bảng điều khiển dành cho quản trị viên giống như bạn. Ngược lại, người dùng không phải quản trị viên sẽ không thấy Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.
7. Quản lý các bản phát hành tính năng cho người dùng của bạn
G Suite là 100% web. Vì vậy, bạn và người dùng của bạn tự động nhận được các tính năng và bản cập nhật mới. Tuy nhiên, bạn có thể dễ dàng theo dõi các bản phát hành sắp tới thông qua lịch phát hành hoặc blog của Google.
8. Quản lý từ xa các thiết bị di động
Sử dụng Bảng điều khiển dành cho quản trị viên để quản lý thiết bị di động của người dùng. Thực thi các chính sách bảo mật trên toàn bộ đội di động của bạn. Xóa từ xa các thiết bị bị mất hoặc bị đánh cắp và hơn thế nữa.
9. Theo dõi việc sử dụng và xu hướng
Giám sát cách các dịch vụ riêng lẻ đang được sử dụng trong tổ chức của bạn bằng cách xem các biểu đồ và báo cáo sử dụng trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của bạn. Phân tích cách sử dụng cộng tác của nhóm của bạn. Xác định các mẫu bảo mật không mong đợi và theo dõi các xu hướng khác.
10. Thêm một tên miền miễn phí
Nếu tổ chức của bạn mua lại các miền mới hoặc kinh doanh trên nhiều miền. Bạn có thể thêm tất cả các miền vào tài khoản của mình mà không phải trả thêm phí. Sau đó, người dùng có thể có danh tính tại một hoặc nhiều miền của bạn trong khi chia sẻ dịch vụ như một phần của tổ chức.
Qua bài viết này, chúng tôi hy vọng bạn có thể tìm hiểu cách quản lý G Suite. Chúc may mắn !
