G Suite for Business (trước đây gọi là Google Apps) là một bộ ứng dụng do Google tạo ra để cải thiện năng suất kinh doanh. So với Gmail miễn phí, G Suite for Business thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản lý doanh nghiệp với nhiều tính năng vượt trội. Dưới đây là 13 lý do tại sao bạn nên chuyển từ Gmail miễn phí sang G Suite for Business.
13 lý do bạn nên chuyển từ Gmail miễn phí sang G Suite for Business
1. Quyền sở hữu tài khoản email
Công ty của bạn sẽ có quyền sở hữu Email của tất cả nhân viên. Nhân viên không được sở hữu chúng. Điều gì sẽ xảy ra khi ai đó rời công ty của bạn để làm việc cho một công ty đối thủ cạnh tranh hoặc thành lập công ty cạnh tranh của riêng họ, nếu họ có email cá nhân của riêng họ để khách hàng liên hệ? bạn bè. Bạn có thể thấy rõ đây là một lỗ hổng rủi ro lớn. Với G Suite, bạn không phải lo lắng về điều này nữa vì nếu ai đó rời đi, bạn có quyền thay đổi ngay mật khẩu của người đó và chuyển tiếp bất kỳ email nào của họ đến người khác. Ngoài ra, bạn cũng có thể truy cập lịch sử email của người đó.
2. Quyền sở hữu các tệp dữ liệu
Với G Suite, tất cả Google Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày do nhân viên tạo đều do công ty quản lý. Google Drive cũng là một giải pháp lưu trữ đám mây tương tự như Dropbox. Bạn có thể tạo quy tắc cho nhân viên của công ty, yêu cầu họ lưu trữ tất cả dữ liệu công việc vào Google Drive của công ty. Nếu bạn quyết định sa thải một nhân viên, bạn vẫn có quyền truy cập vào tất cả hồ sơ kinh doanh của nhân viên đó khi sử dụng G Suite for Business.
3. Chia sẻ tài liệu với hệ sinh thái G Suite for Business
13 lý do bạn nên chuyển từ Gmail miễn phí sang G Suite
Chia sẻ tài liệu với nhóm của bạn dễ dàng hơn chỉ với một tài khoản G Suite. Ví dụ: nếu bạn muốn cung cấp cho tất cả nhân viên quyền truy cập chỉ xem vào Google Tài liệu, chỉ cần một vài cú nhấp chuột để tăng năng suất và hệ thống hóa tài liệu của bạn ở một vị trí tập trung. nơi duy nhất.
4. Tạo địa chỉ email nhóm với G Suite For Business
Bạn có thể dễ dàng gửi email cho nhiều người bằng cách thiết lập một địa chỉ proxy nhận thông tin và chuyển tiếp thông tin đó cho cả nhóm (ví dụ: [email protected]) hoặc với hệ thống dịch vụ khách hàng như Zendesk, Freshdesk hoặc Salesforce. Tạo một nhóm Địa chỉ email không tốn bất kỳ chi phí nào và bạn có thể tạo nhiều tài khoản tùy thích.
5. Sử dụng nhiều bí danh email với G Suite For Business
Đối với bất kỳ người dùng G Suite nào, có thể tạo nhiều bí danh email. Mọi bí danh đều được trỏ đến tài khoản chính. Thậm chí có thể có nhiều tên miền được liên kết với mỗi tài khoản email.
6. Outlook có thể được sử dụng như một ứng dụng Email
Đối với những nhân viên thường xuyên sử dụng Microsoft Outlook, Google cung cấp Google Apps Sync cho ứng dụng Microsoft Outlook. Outlook đã được sử dụng trong G Suite, một giao diện web dễ sử dụng dành cho email, linh hoạt hơn việc cài đặt và định cấu hình Outlook cho mọi thiết bị mà nhân viên sử dụng. Nó hoạt động rất đơn giản, có thể truy cập email từ mọi thiết bị bất cứ lúc nào chỉ cần đăng nhập vào trình duyệt web và làm việc.
7. Thêm không gian lưu trữ tệp đính kèm
Dung lượng lưu trữ mặc định cho tài khoản Gmail miễn phí là 15GB. Đối với G Suite Basic, dung lượng cho mỗi người dùng là 30GB. Ngoài ra, có một tùy chọn để tăng dung lượng cho người dùng vượt quá 30GB.
8. Bảo mật bổ sung với xác minh 2 bước
13 lý do bạn nên chuyển từ Gmail miễn phí sang G Suite
G Suite có một bước bảo mật bổ sung quan trọng được cài đặt cho tất cả các thành viên nếu do quản trị viên đặt. Đó là xác minh 2 bước. Khi bạn đăng nhập vào tài khoản của mình trên một máy tính không xác định, máy chủ sẽ tự động gửi một chuỗi ký tự đến số điện thoại hoặc email của bạn. Điều này cho phép bạn truy cập chắc chắn và an toàn hơn.
Xác minh 2 bước đặc biệt quan trọng nếu bạn quyết định sử dụng Google Drive làm tiêu chuẩn sao lưu đám mây cho máy tính hoặc máy tính xách tay của công ty. Nếu nhân viên tự động sao lưu nhiều tệp cục bộ lên đám mây, bạn sẽ không bao giờ biết thông tin nhạy cảm nào có thể được đồng bộ hóa.
9. Tích hợp CRM trong G Suite For Business
Tại một số thời điểm, bạn có thể quyết định đầu tư vào hệ thống CRM để theo dõi khách hàng tiềm năng, khách hàng, công việc, v.v. Có một hệ thống CRM tương thích với G Suite được gọi là ProsperWorks. Các thành phần của G Suite có thể được đồng bộ hóa với Salesforce bằng Cirrus Insight.
10. Chức năng SSO cho phép đăng nhập đồng thời nhiều ứng dụng
Bạn cũng có thể thiết lập bằng thông tin đăng nhập G Suite để đăng nhập vào các ứng dụng dành cho doanh nghiệp đám mây như DocuSign, Marketo, Salesforce và Slack mà không cần phải nhập lại tên người dùng và mật khẩu của họ cho các ứng dụng. đây.
11. Giao diện người dùng mang thương hiệu công ty
Thay vì có biểu trưng Google ở trên cùng bên trái màn hình, biểu trưng của công ty bạn có thể được hiển thị nổi bật trong tất cả các ứng dụng G Suite. Điều này góp phần tăng khả năng nhận diện thương hiệu và thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp đối với nhân viên.
13 lý do bạn nên chuyển từ Gmail miễn phí sang G Suite
12. Tính năng G Suite For Business Hangout Meet
Được ra mắt vào tháng 3 năm 2017 với tính năng gọi điện hội nghị qua video cho phép các doanh nghiệp họp trực tuyến một cách thuận tiện và chia sẻ các tệp màn hình với chất lượng cuộc trò chuyện rõ ràng, đây là một trong những dịch vụ mà Google liệt kê cho sản phẩm G Suite, nó không nằm trong dòng sản phẩm Gmail miễn phí.
13. Hỗ trợ chuyên nghiệp 24/7 của G Suite For Business
Với G Suite, có hỗ trợ 24/7 qua điện thoại, email và trò chuyện. Ngoài ra, Google còn có các đối tác và đại lý phụ trách phát triển kinh doanh và hỗ trợ khách hàng trên khắp thế giới. Không có hỗ trợ cho dịch vụ Gmail miễn phí.
Lưu ý rằng bạn có thể dễ dàng chuyển tiếp tài khoản Gmail cá nhân sang tài khoản doanh nghiệp. Bằng cách đó, mọi người sẽ gửi email đến tài khoản “cũ” hoặc “mới” và tất cả các email đều xuất hiện trong hộp thư đến G Suite của bạn.
Ngoài ra, bạn cần lưu ý rằng trên thị trường có những nhà cung cấp Gsuite giá rẻ không chính thống có thể dẫn đến nguy cơ mất dữ liệu khi vi phạm chính sách sử dụng.
Nếu bạn muốn di chuyển dữ liệu email từ tài khoản Gmail sang tài khoản G Suite, chúng tôi có thể trợ giúp.
HOSTVN – Hiện là nhà phân phối G Suite tại Việt Nam. Để trải nghiệm dịch vụ, đăng ký và tìm hiểu thêm, liên hệ ngay tại đây!
